Innledning

Som elev i dette faget bruker man en del digitale redskaper. Behovet for de forskjellige digitalereskapene variere om du jobber som kontoransatt eller salgs og markedsføringsavdeligngen. Det viktigste er da at man bruker det som er mest hensiktmessig til jobben.

- Herman

Digitale redskaper

Digitale redskaper er et fellesnavn på programvaren vi bruker, for eksempel tekstbehandling, regneark, presentasjonsverktøy og lignende.
Digitale redskaper er noe du kan trenge uansett jobb og uansett stilling. Du kan trenge digitale redskaper i en kontor jobb hvor du trenger en pc til å komunisere eller skrive ned regnskap, du kan trenge det i barnehager hvor du skal skrive ned hvilke unger som skal komme hvilke dager. Ja, det trengs nesten uansett i denne verden.

IKT-systemer

et IKT- system benyttes for å få utført en arbeidsoppgave digitalt på en datamaskin eller mac. Et annen begrep for IKT er programvare.

Programmer vi bruker, for eksempel tekstbehandling, regneark, presentasjonsverktøy osv, kalles digitale redskaper.
Bedrifter bruker dette, samt integrerte informasjonssystemer og administrative IKT-systemer.
Informasjonssystemer blir blant annet brukt av ledere når de langtidsplanlegger, tar beslutninger, kontrollerer budsjett og rapporterer om for eksempel hvor fornøyde kundene eller de ansatte er. Innenfor systemene finnes det data som blir brukt til å videreutvikle produktet, forbedre rutiner, analysere, vurdere og justere resultat osv. Disse systemene kalles ledelsesinformasjonssystemer.
Administrative IKT-systemer er systemer som blir brukt i for eksempel økonomiavdeling eller i en salgsavdeling, altså de som støtter de daglige aktivitetene i avdelingen. Det brukes regnskapssystemer, lønningssystemer og ordre – og faktureringssystemer i avdelinger som bruker administrative IKT-systemer.
Kontorpersonalet bruker ofte et digitalt redskap vi kaller kontorautomasjonssystemer. Programmer som blir brukt i dette systemet er tekstbehandling, regneark, presentasjon, database, kalender, bildebehandling.
Vi har også digitale redskaper som noen ansatte i bedrifter bruker, for eksempel faks, e-post, intranett og internett.

http://no.wikipedia.org/wiki/IKT-systemer

Integrering og tilgjengelighet

Integrerte systemer er et svært effektivt system. Her kan man samle all informasjon om kunder og leverandører, all kjøp og forespørsler, alle avtaler og all e-post tilgjengelig på ett og samme sted. Slik kan alle eller de fleste i bedriften samarbeide på en bedre og mer effektiv måte.
Tilgjengelighet er det mange som ønsker i de ulike IKT-systemene i bedriften, slik at de kan ”jobbe på kontoret” når som helst og hvor som helst.


Maler og makroer

Maler og makroer gjør kontorarbeidet mer effektivt og gir god kvalitetssikring. De ansatte vet alltid hvordan dokumentene skal se ut når de bruker de samme malene og makroene.
Eksempel på maler er: brev, rapport, notat, telefaks, timeliste, møteinnkalling, møtereferat, egenmelding.

Vi har mange ulike maler for brev og andre dokumenter. De fleste bedriftene bruker Norsk Standard ved oppbygging av malene sine.
Malene bør ha et eget utseende,der logo, navn og annen informasjon om bedriften er fast plassert. Malene ligger i et elektronisk arkiv som alle har tilgang til å bruke.

En makro er et lite program som kun med et tastetrykk gjør det du har programmert det for. Man bruker dette til ulike funksjoner som ofte brukes. For eksempel avslutningshilsen.


Eksempler på maler er :
  • Brev
  • Rapport
  • Notat
  • Telefaks
  • Timeliste
  • Møteinnkalling
  • Møtereferat
  • Egenmelding

Lage en Makro I word.

Du kan opprette en makro (makro: En handling eller et sett med handlinger du kan bruke til å automatisere oppgaver. Makroer spilles inn i programmeringsspråket Visual Basic for Applications.) ved hjelp av makroregistrering hvis du vil registrere en handlingssekvens, eller du kan opprette en makro fra grunnen av ved å skrive inn Visual Basic for Applications (VBA: En makrospråkversjon av Microsoft Visual Basic som brukes til å programmere Windows-programmer, og som er inkludert med flere Microsoft-programmer.)-kode i Visual Basic Editor (Visual Basic-redigering: Et miljø der du kan skrive ny og redigere eksisterende Visual Basic for Applications-kode og prosedyrer. Visual Basic-redigering inneholder et fullstendig sett verktøy for feilsøking for å finne syntaks-, kjøretids- og logikkproblemer i koden.).

Du kan også bruke begge metodene. Du kan registrere noen trinn og deretter utvide dem med ekstra kode.

Obs! Hvis du gir en ny makro samme navn som en eksisterende innebygd kommando i Microsoft word, vil den nye makroens handlinger erstatte de eksisterende handlingene. Du kan vise en liste med innebygde makroer i Word ved å velge MakroVerktøy-menyen, og deretter velge Makroer. Velg Word-kommandoer i boksen Makroer i.


Elektronisk post- og arkivsystemer

Elektroniske post – og arkivsystemer
I moderne IKT - systemer er dokumentstrømmen elektronisk, og papir er langt på vei mer overflødig. Du skriver et brev, lagrer det i det elektroniske arkivet ditt, sender det med e-post til mottakeren, mottakeren behandler brevet og lagrer det i det elektroniske arkivet sitt, uten at papirutskrift er nødvendig.
Elektronisk post
All post skal stemples og journalføres. Hovedmengden av inn – og utgående post går i dag elektronisk. Det er viktig med gode rutiner og systemer som sikrer at posten kommer til de riktige personene så fort som mulig. Det viser seg at mange virksomheter står overfor nye utfordringer når det gjelder sikker og effektiv behandling av elektronisk post.
Det fleste virksomheter har en felles e-postadresse hvor firmaposten kommer. En ansatt har da ansvaret for å distribuere posten til de riktige personene. Systemet registrerer posten med saksbehandler, arkivkode osv.
Når saksbehandlere mottar post til sin egen e-postadresse, er det vanskeligere å ha kontroll over all innkommet post. Nye systemer blir utviklet for å bedre denne rutinen.
I enkelte virksomheter skal alle ta utskrift og registrere posten i post journalen. Det betyr at de arkiverer saksdokumenter både elektronisk og manuelt. I andre virksomheter blir derimot post på papir skannet og bare lagret elektronisk.
Offentlige kontorer bruker egne post – og arkiveringssystemer som er regulert av lovverket. Noen kommuner legger postlistene ut på hjemmesiden til kommunen. De som er interesserte kan lese all post, bortsett fra dokumenter som er unntatt offentligheten.
Mange kommuner har som mål og etter hvert gå over til å bruke bare elektronisk post og elektronisk arkiv. Elektronisk signatur har blitt en vanlig underskriftsform. Noen papirer må derimot signeres og kan derfor ikke sendes elektronisk.

http://no.wikipedia.org/wiki/Elektronisk_post

Innkjøp, lager og salg

En av fordelene med IKT- systemer for innkjøp, lager og salg er at du slipper å bruke unødvendig tid på å håndtere papir. Andre fordeler er at du registrerer data bare en gang, og at oppdateringer skjer automatisk. Systemene inneholder kontrollfunksjoner som varsler forfallsdato, feilregistreringer, varebeholdning, purringer osv.

Salgsrutinen fremkommer når vi leser figuren fra selgerens side.
Selgeren
  • Mottar en forespørsel
  • Sender et tilbud
  • Mottar en bestilling
  • Sender en ordrebeskrivelse
  • Sender varene
  • Sender faktura
  • Mottar betaling

Når vi leser figuren fra kjøperens side, ser vi innkjøpsrutinen.
Kjøperen
  • Sender en forespørsel
  • Mottar et tilbud
  • Sender en bestilling
  • Mottar en ordrebekreftelse
  • Mottar varene
  • Mottar fakura
  • Sender betaling

Når varen er mottatt
Samtidig når vi mottar en vare får vi også en faktura fra leverandøren. Det er veldig viktig at slike inngående fakturarer blir registrert i systemet og kontrollert før den betales. Hvis virksomheten mottar fakturaer elektronisk (e - fakturaer), blir de registrert og sendt digitalt for kontroll til de avdelingene som har bestilt varene. Fakturaer som blir sendt i posten, blir ofte registrert ved hjelp av skanning før de blir sendt på kontroll.
Når vi foretar en fakturakontroll, kontrollerer vi om vi har fått riktig vare, riktig pris og riktig antall.
Det er avdelingen som har bestilt varen som utfører fakturakontrollen. Når det er gjort og fakturaen har blitt godkjent, blir den bokført og betalt. Fakturarer som blir liggende og ikke betalt ved forfall, kan det bli dyrt for virksomheten.
Hvis fakturaene ikke blir kontrollert og videresendt, purrer systemet varsling. Varslingen fører til at fakturarer i større grad blir raskere behandlet. Alle har innsyn i systemet når fakturaene blir raskere behandlet.

Lager

Det er viktig å ha en effektiv lagerstyring da det er kostbart å ha varer liggende på lager. Målet med lagerstyring er at vi ikke har mer arer på lager enn nødvendig, og at varen ligger på lageret så kort tid som mulig. I innkjøps - og lagersystemet registrerer vi både kjøp og salg av varer, og systemet gir dermed oversikt over alle endringer i varelageret.

Plukkliste, pakkseddel og fraktdokumenter
Det er ordre - og fakturasystemet som gir melding til lageret i varer sim skal pakkes og sendes bort. Den som skal sende og pakke varene har en plukkliste hvor varene er oppført i riktig rekkefølge. Pakkseddelen blir lagt i forsendelsen sammen med varene. På den står det hva som blir sendt, og er en kontrollseddel for kunden når varene kommer frem. Vi kan også få skrevet ut nødvendige fraktdokumeneter fra ordre - og fakturasystemet.
Det blir registrert en restordre på systemet hvis ikke alle varene er på lageret. Når varene igjen er på lageret, passer systemet på at varene blir sendt til kunden.

Faktura - og betalingsrutiner
Det er først når varen blir levert hos kunden, at den blir registrert i systemet som solgt. Varelageret blir da oppdatert, og systemet sørger for å klargjøre en utgående faktura til kunden. Fakturaen kan skrives på papir, men det er blitt mer vanlig at den blir sendt som en e - faktura. E - faktura er det samme som en e-post, altså at den blir sendt digitalt. Det går også an å avtale med kunden at fakturaen skal bli sendt direkte til kundens nettbank. Da slipper kunden å betale fakturagebyr, og det meste er ferdig utfylt. Kunden kan da godkjenne og betale fakturaen med kun et par tastetrykk.
En annen mulighet er å bruke en avtalegiro. Da trekkes det automatisk fra kontoen til kunden, og det eneste kunden trenger å tenke på er om det er penger på kontoen som dekker beløpet det er gjort avtale om. Denne type avtale egner seg best for faste utgifter som abonnementer, husleie, strøm osv. Det er blitt mer populært å bruke denne ordningen. Fordelen er at du slipper å tenke på at regningene skal betales da det gjør det selv automatisk.
Uansett hvilken måte en kunde mottar falturaen på, skjer de fleste betalingene på nettbank.



Lønn

Lønn er en betaling som mottas – i de aller fleste tilfeller – i form av penger for en gitt mengde utført lønnsarbeid. I lønnen skal arbeidsgiver trekke skatt før utbetaling til arbeideren, samt regelmessig innbetale dette skattetrekket til skattemyndighetene.
I økonomisk teori brukes ofte begrepet prisen for arbeidskraft istedenfor lønn.
Kilde

Hjemmeside

Hjemme side han brukes som reklame. Til å lettere bli sett og kontaktet.

Bedrifters hjemmesider er i dag en mye brukt kanal for å nå nye og gamle kunder.

Flere og flere oppretter en nettbutikk på hjemmesiden sin. Bruken av netthandel har ekspodert de siste årene. Ved å drive nette handel kan kunden selv søke igjennom varer og lese info om hvert produkt. Her har du alle punktene som du kan trenge på en netthandel:

  • Tekstsider med bilder
  • Kontaktsider
  • Gjestebok
  • Artikkelregister
  • Handlekurv og kasse
  • Statistikk
  • Språkhåndtering
  • Integrasjon med fakturering og nettbank.

Nettbutikken opperer til det vi kaller Sanntid. Det betyr at ordren blir mottatt like raskt hvor du enn bor.
Etter at du har registrert opplysninger om deg selv og de varene du skal kjøpe, får du øyeblikkelig tilbakemelding på bestillingen din, med innformasjon om leveringstid, sted og betaling. Nettbutikken tar seg vanligvis av alt fra du bestiller til du mottar varen.
Det finnes også andre nettbaserte løssninger som oppererer i sanntid. Dette gir bedre kontroll i alle ledd.

Hvordan lage hjemmeside:
http://no.wikibooks.org/wiki/Hvordan_lage_hjemmeside

http://www.123hjemmeside.no/pages/receive.aspx?partnerkey=nogoogle:GenHjem_Lavhjem_09W18_B&target=ftp3:crea

Outsourcing

Som vi nevnte innledningsvis i dette kapitlet, er det nødvendig med avanserte IKT-løsninger for å henge med i dagens konkurranse om kundene. Det krever mye tid og høy kompetanse å utarbeide og tilpasse nye løsninger. Det er realativt greit, og etter hvert nokså vanlig, å overlate IKT-funksjonene til spesialister. Det kalles outsourcing. Fordelen er at vi får frigjort tid og ressurser til det som egentlig er hovedoppgaven til bedriften. Flere bedrifter velger også å outsource andre funksjoner, for eksempel fakurabehandling, lønn, regnskap eller hele rekrutteringsprosessen.http://no.wikipedia.org/wiki/Outsourcing
Lønnsomt eller ikke?
http://video.google.com/videoplay?docid=9212234366223965964

Fordeler med outsourcing av IKT-funksjonene kan være:
- Det blir billigere fordi samarbeidspartneren tilbyr tjenesten til flere samtidig, og kan holde prisen nede
- Vi kan forhandle oss frem til en fast pris for tjenesten, og dermed får vi økonomisk trygghet.
- Kvaliteten på produktene og tjenestene er gode fordi samarbeidspartneren har spesialister som ønsker å gjøre en god jobb i et marked med stor konkurranse.
- De ansatte kan få mer interessante arbeidsoppgaver fordi de slipper å drifte egen IT-avdeling.

Ulemper ved outsourcing av IKT-funksjonene kan være:
- At vi mister kontrollen med verdifull informasjon
- Vi mister kontrollen over kostnadene fordi vi ikke har oversikt over hva virksomheten egentlig trenger, og kan bli lurt til å kjøpe mer enn nødvendig.
- Noen av IKT-ekspertene i egen virksomhet følger med på lasset til den andre virksomheten.


Rapporter

Systemet kjører ut lønnsslipper og lønningsliter ved hver utbetaling av lønn. Lønnssystemet utarbeider også oppgaver til skatteoppkreveren i kommunen. Det kan være terminoppgave som viser forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift, og det kan være lønns- og trekk- oppgaver. I tillegg utarbeider systemet statistikker, fraværsoversikter og oversikter over pensjonspoeng. Systemet blir også brukt til timeregistrering. Dermed kan hver ansatt ha en oversikt over tilstedeværelse i forhold til fleksitid og kjernetid.


Forskjellige IKT softwares.


Moderne kasseløsning for alle mindre virksomheter


Mamut Butikkdata er et standardsystem med alle nødvendige funksjoner, men har en rekke tilpasningsmuligheter slik at systemet passer de fleste bransjer. Med ett touch eller tastetrykk betjener du kunden, åpner kundeog produktoversikten eller arbeider i administrasjonsvinduet. Du legger inn varene med hurtigknapper eller direkte fra produktregisteret. Ved betaling kan du velge mellom kontant, kredittkort, gavekort, faktura eller en kombinasjon. Du kan legge inn rabatter på kunder og vise priser med eller uten mva.

Mamut Butikkdata er tilrettelagt for både touchskjerm, kundedisplay, kvitteringsskriver og strekkodeleser. Systemet kan tilknyttes dine eksisterende eller nye hardware-løsninger. Våre forhandlere kan også tilby skreddersydde hardwarepakker som er satt sammen med tanke på kvalitet og riktig pris..

Systemet er utviklet etter tilbakemeldinger fra erfarne brukere og er gjennomprøvd i butikkmiljø. Ved å begrense overflødige knapper og omveier blir systemet enkelt å bruke for alle. Din løsning installeres og settes opp klar til bruk av din sertifiserte Mamut-forhandler. Dette sikrer deg et tilpasset oppsett på en effektiv måte.
Mamut Butikkdata kan brukes av alle bransjer:
Bok og Papirhandel - Klær/Sko - Sport - Leketøy - Barneutstyr - Jernvare - Parfyme/Kosmetikk - Blomsterhandel - Møbel/Interiør - Dagligvare - Kiosk - Gaveartikler +++